Το project management, και πιο συγκεκριμένα η άρτια επικοινωνία μεταξύ των συντελεστών ενός έργου, μπορεί  να επιφέρει πολλαπλά οφέλη στην κατασκευαστική διαδικασία.

Στη σύγχρονη βιομηχανία κατασκευών καθοριστικό ρόλο για την υλοποίηση έργων μεγάλης κλίμακας κατέχει το project management. Η δημιουργία ενός αναλυτικού και αυστηρού πλάνου από τα πρώτα στάδια της κατασκευής, ο συντονισμός των εμπλεκόμενων φορέων και η εξομάλυνση περίπλοκων διαδικασιών, μπορούν να επιφέρουν αξιοσημείωτα οφέλη στον περιορισμό του κόστους και φυσικά στη μείωση του χρόνου παράδοσης. Ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία του project management αποτελεί η επικοινωνία μεταξύ των επαγγελματιών εντός και εκτός του εργοταξίου. Η συστηματική, άμεση και έγκυρη ενημέρωση όλων των συντελεστών για την εξέλιξη του έργου είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την κατάκτηση του βέλτιστου κατασκευαστικού αποτελέσματος και την αποφυγή ανεπιθύμητων λαθών. Επομένως προκύπτει το ερώτημα, πώς η επικοινωνία επηρεάζει την κατασκευαστική διαδικασία και ποια είναι τα πιο αποτελεσματικά μέσα για την επίτευξη της;

Κωνσταντίνος Κηρυττόπουλος, Αναπληρωτής Καθηγητής, Τμήμα Διοίκησης Έργων και Διαχείρησης Κινδύνων, Σχολή Μηχανολόγων Μηχανικών, ΕΜΠ

Επικοινωνία και project management
Το project management βοηθά στην ορθή κατανομή αρμοδιοτήτων και εξασφαλίζει ότι όλοι οι επαγγελματίες έχουν κατανοήσει και έχουν προετοιμαστεί καταλλήλως, ώστε να φέρουν εις πέρας τα καθήκοντά τους. Παράλληλα, οργανώνει τις εκατοντάδες διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα στο εργοτάξιο, γεγονός που επιφέρει μέγιστη αποδοτικότητα και ασφάλεια. Όπως αναφέραμε και προηγουμένως, συντελεί στην ελαχιστοποίηση των κατασκευαστικών λαθών, καθώς και στη μείωση του κόστους και του χρόνου υλοποίησης. Τέλος, προσδιορίζονται με ακρίβεια οι προδιαγραφές και ο λειτουργικός χαρακτήρας του κτιρίου για να μπορεί το τεχνικό επιτελείο να επιλέξει τις καταλληλότερες μεθόδους εργασίας, ενώ ταυτόχρονα καλλιεργείται το αίσθημα της ομαδικότητας.
Ο Κωνσταντίνος Κηρυττόπουλος, Αναπληρωτής Καθηγητής του Τμήματος Διοίκησης Έργων και Διαχείρισης Κινδύνων της Σχολής Μηχανολόγων Μηχανικών του ΕΜΠ αναφέρει ότι «η επικοινωνία και η διαχείριση των ενδιαφερομένων μερών, δύο από τις βασικές περιοχές της διοίκησης έργων με βάση το PMBOK, αλλά και το ISO21502, είναι από τις πλέον σημαντικές. Η πλήρης και έγκαιρη αναγνώριση των ενδιαφερομένων μερών και η σωστή επικοινωνία αποτελεί σημαντικό παράγοντα εύρυθμης εξέλιξης ενός τεχνικού έργου και μείωσης κινδύνων που μπορούν να επέλθουν από τα ενδιαφερόμενα μέρη».

Τη σημασία της επικοινωνίας για τον συντονισμό των ομάδων και την αποφυγή χρονοβόρων και δαπανηρών διαδικασιών επισημαίνει ο Χρήστος Ράδος, Managing Partner της RACE Consulting Engineers LP: «Η εμπειρία έχει δείξει ότι η αποτυχία μας να αναγνωρίσουμε το σύνολο των εμπλεκομένων μερών (stakeholders) σε κάθε φάση του έργου, είναι άμεσα συνδεδεμένη με την αύξηση της αβεβαιότητας κυρίως στον χρόνο, αλλά και στο κόστος. Αν σκεφτούμε ότι η υλοποίηση των έργων γίνεται από ομάδες και ότι τα δύο βασικά συστατικά της επιτυχούς υλοποίησης είναι η εμπιστοσύνη και η ευθυγράμμιση όλων προς τον κοινό στόχο, γίνεται ίσως εύκολα αντιληπτό, ότι η επικοινωνία είναι ο απαραίτητος καταλύτης για να επιτευχθεί ακριβώς αυτό: η αύξηση της εμπιστοσύνης μεταξύ των εμπλεκομένων μερών και η ευθυγράμμισή όλων προς τον κοινά συμφωνημένο στόχο».

Δρ Πάνος Χατζηπάνος, Πρόεδρος ASCE & Green Athens S.A.

Με τη σειρά του ο Δρ. Πάνος Χατζηπάνος, Πρόεδρος της ASCE και της Green Athens S.A τονίζει ότι «η κατασκευή οποιουδήποτε τεχνικού έργου είναι αποκλειστικά ομαδική δουλειά. Ομάδες ανθρώπων οραματίζονται, σχεδιάζουν, εκτελούν, παρακολουθούν, ελέγχουν και διοικούν το κάθε έργο. Ας μην ξεχνάμε ότι το προσδοκώμενο όφελος από το κάθε έργο απευθύνεται σε κοινωνικές ομάδες. Μεταξύ των ομάδων, καθώς και μεταξύ των ανθρώπων της κάθε ομάδας, η επικοινωνία αποτελεί τον κοινό παρονομαστή για την κάθε εξέλιξη είτε αυτή αφορά την πρόοδο, την απόδοση, το αποτέλεσμα, το παραδοτέο κλπ. Συνεπώς, η σωστά δομημένη, έγκαιρη και αποτελεσματική επικοινωνία με όλα τα εμπλεκόμενα στην υλοποίηση του έργου μέρη, είναι καθοριστικής σημασίας».

Αντώνης Παπανικολάου, Program Manager, Hypertech SA.

Η σωστή ενημέρωση όλων των συντελεστών της κατασκευής είναι άκρως απαραίτητη. Ο Αντώνης Παπανικολάου, Program Manager της Hypertech SA, δηλώνει ότι «κάθε εμπλεκόμενο μέρος σε μια κατασκευή χρειάζεται το αντίστοιχο υποσύνολο των πληροφοριών του έργου. Ο πελάτης επιθυμεί μια εικονική αναπαράσταση προκειμένου να εγκρίνει το σχέδιο του έργου. Οι εργάτες στο εργοτάξιο χρειάζονται πληροφορίες σχετικά με τις εργασίες που τους ανατίθενται και οδηγίες για την εκτέλεση τους. Ο υπεύθυνος έργου χρειάζεται μια σφαιρική αποτύπωση του εργοταξίου για να επιτελέσει τη συνολική επίβλεψη της κατασκευής. Χωρίς στοχευμένη επικοινωνία με κάθε εμπλεκόμενο μέρος, τόσο η αποδοτικότητα όσο και οι πιθανότητες επίτευξης των χρονικών και κοστολογικών στόχων μειώνονται. Όταν η διαδικασία σχεδιασμού ακολουθεί λογική waterfall, οι επικοινωνίες μπορούν να γίνουν σταδιακά. Αλλαγές στα σχέδια κατά τη διαδικασία της κατασκευής δημιουργούν προκλήσεις, ώστε να ενημερωθούν όλα τα εμπλεκόμενα μέρη εγκαίρως και να τις εγκρίνουν ή να τροποποιήσουν ανάλογα τις εργασίες που εκτελούν».

Τρόποι επικοινωνίας
Η επικοινωνία των συντελεστών της κατασκευής θα πρέπει να γίνεται σε πραγματικό χρόνο, ώστε να αντιμετωπίζονται άμεσα πιθανά προβλήματα που προκύπτουν κατά τη διάρκεια των εργασιών και να συντονίζονται καλύτερα οι επιμέρους διαδικασίες. Για τον λόγο αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιούνται αξιόπιστοι τρόποι επικοινωνίας για να μεταφέρονται οι πληροφορίες γρήγορα και χωρίς αλλοιώσεις μεταξύ των στελεχών. Απαραίτητη για την πραγματοποίηση της παραπάνω διαδικασίας είναι η σύνταξη ενός πλάνου επικοινωνίας, το οποίο θα πρέπει να εφαρμόζεται από όλους και να ελέγχεται καθ’ όλη τη διάρκεια των έργων.

Ο Π. Χατζηπάνος αναδεικνύει την αξία της δομημένης επικοινωνίας λέγοντας ότι «σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα, η σωστά δομημένη επικοινωνία απαιτεί από πλευράς διοίκησης του έργου ένα ολοκληρωμένο σχέδιο διαχείρισης της επικοινωνίας. Αυτό το σχέδιο πρέπει να συνταχθεί από την αρχή του έργου και να συμφωνηθεί με όλα τα κύρια εμπλεκόμενα μέρη. Κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου η δημιουργία, συγκέντρωση, καταγραφή, αποθήκευση και διανομή όλων των πληροφοριών και επεξεργασμένων δεδομένων που αφορούν το έργο, εκτελούνται και διαχειρίζονται σύμφωνα με το communications plan. Παράλληλα, σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα διοίκησης έργων, καθήκον της διοίκησης είναι η παρακολούθηση και ο έλεγχος αυτών των διαδικασιών, ώστε να γίνονται καθ’ όλον τον κύκλο ζωής του έργου και να υπάρχει ορθή και άμεση ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων μερών, για να λαμβάνεται έγκαιρα το απαιτούμενο feedback από τα κύρια εμπλεκόμενα μέρη».

Οι ξεπερασμένοι μέθοδοι επικοινωνίας μπορούν να επιφέρουν μεγάλες καθυστερήσεις στην κατασκευή του έργου και κατ’ επέκταση να συντελέσουν στην αύξηση του τελικού κόστους. Ο Α. Παπανικολάου επεξηγεί ότι «στην παρούσα φάση οι επικοινωνίες βασίζονται κυρίως στην ανταλλαγή εκτυπωμένων σχεδίων ή, στην καλύτερη περίπτωση, στην ανταλλαγή ψηφιακών εγγράφων μέσω ηλεκτρονικών επικοινωνιών, ανάλογα με την ψηφιακή ωριμότητα των μερών και το μέγεθος των εταιρειών. Αυτό καθιστά προβληματική τη διαχείριση αλλαγών κατά την εκτέλεση του έργου, που μπορεί να οφείλονται είτε σε εξωγενείς παράγοντες είτε στον πελάτη. Η απαραίτητη επανάληψη όλων των επικοινωνιών με τα επικαιροποιημένα σχέδια οδηγεί σε καθυστέρηση εκτέλεσης και αυξημένα κόστη. Η τεχνολογία Building Information Modelling (BIM) συνεισφέρει στην επίλυση αυτού του προβλήματος, παρέχοντας σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη πρόσβαση στα επικαιροποιημένα σχέδια σε πραγματικό χρόνο, κατανοώντας την επίδραση των όποιων αλλαγών στη δουλειά τους. Αυτό είναι ένα πρώτο βήμα προς τη ψηφιοποίηση του κατασκευαστικού κλάδου (Construction 4.0)».

Από την πλευρά του ο Κ. Κηρυττόπουλος υπογραμμίζει πως «πέρα από τις τυπικές μορφές επικοινωνίας μέσω των εκθέσεων προόδου, των ανακεφαλαιωτικών πινάκων προόδου και τα σημειώματα (memos) που ανταλλάσσονται μεταξύ των εταίρων ενός έργου, σημαντικότατη είναι η δια ζώσης επικοινωνία, με την οποία μπορούν να αναπτυχθούν σχέσεις εμπιστοσύνης μεταξύ των ενδιαφερομένων μερών. Η γλώσσα του σώματος, το βλέμμα και η συναισθηματική νοημοσύνη των συνομιλητών μπορούν να αποτελέσουν καταλυτικούς παράγοντες για την άμβλυνση προβλημάτων και τη διευθέτηση ζητημάτων εν τη γενέσει τους».

Χρήστος Ράδος, Managing Partner, RACE Consulting Engineers LP

Η επιλογή των καταλληλότερων τρόπων επικοινωνίας καθορίζεται από πλήθος παραγόντων που αλλάζουν από project σε project. O X. Ράδος επεξηγεί ότι «εξαρτάται από το μέγεθος του έργου, τη συνθετότητά του, τους συντελεστές παραγωγής του, αλλά και από την φάση στην οποία βρίσκεται. Για παράδειγμα, σε μεγάλα και σύνθετα έργα, όπου τα κύρια εμπλεκόμενα μέρη είναι οργανισμοί με διαφορετική εταιρική και εθνική κουλτούρα και κυρίως διαφορετική κατανόηση των διακινδυνεύσεων (δηλαδή των ρίσκων) έχουμε αντιμετωπίσει δυσκολίες να επιλέξουμε αν το μοντέλο επικοινωνίας θα είναι “pull ή push”. Δηλαδή, αν η πληροφορία θα στέλνεται “push” στα εμπλεκόμενα μέρη, ή αν αυτά θα αναζητούν την πληροφορία “pull” από ένα οργανωμένο πληροφοριακό σύστημα».

Καινοτόμες τεχνολογίες
Είναι εμφανές ότι καθώς εξελίσσεται η τεχνολογία υπάρχουν διαθέσιμες περισσότερες λύσεις που διευκολύνουν την επικοινωνία μεταξύ των συντελεστών ενός κατασκευαστικού έργου. Η ψηφιοποιήση του κλάδου είναι ο κινητήριος μοχλός εξέλιξης, διότι επιτρέπει τη μαζική ροή τεράστιου όγκου δεδομένων, χωρίς να απαιτείται φυσική παρουσία. Η ενημέρωση των σχεδίων, αλλά και των εργαζόμενων γίνεται ταχύτατα και έγκαιρα, γεγονός που διευκολύνει σε μεγάλο βαθμό την κατασκευαστική διαδικασία.

Τα τεχνολογικά μέσα από μόνα τους δεν επαρκούν, αν δεν υπάρχουν καταρτισμένα στελέχη που να γνωρίζουν πως να τα αξιοποιήσουν. Χαρακτηριστικά ο Χ. Ράδος σημειώνει πως «ο ρόλος της τεχνολογίας θα πρέπει να βοηθά τους συντελεστές αφενός στην ανάδειξη της μοναδικής αληθινής πληροφορίας (single version of truth) και αφετέρου στην ελαχιστοποίηση του χρόνου αναζήτησης της πληροφορίας (search friction minimization). Δυστυχώς, η εφαρμογή των τεχνολογικών λύσεων στα περισσότερα μεγάλα έργα που έχω εμπλακεί, δεν εξυπηρετούσε τις παραπάνω αρχές. Σήμερα, δεν υπάρχει έλλειμα τεχνολογικών λύσεων, αλλά μάλλον υπάρχει έλλειμα κατανόησης του αξιακού ρόλου των τεχνολογικών λύσεων σε σχέση με τη διαχείριση της πληροφορίας, ώστε αυτές να εξυπηρετούν όλους τους συντελεστές παραγωγής του έργου και όχι μόνο τις εσωτερικές ανάγκες των τμημάτων reporting».

«Η συνεργασία, η επικοινωνία μεταξύ των συνεργαζόμενων ομάδων, ο συντονισμός της εφοδιαστικής αλυσίδας και η λήψη αποφάσεων γίνονται πλέον σε πολύ μεγάλο βαθμό με ηλεκτρονικά εργαλεία και μέσα. Οι καινοτόμες λύσεις και τα σύγχρονα τεχνολογικά προϊόντα επιφέρουν αυξημένη παραγωγικότητα στα εργοτάξια. Ενδεικτικά παραδείγματα αποτελούν τα συστήματα AR, το 3D -Printing, τα construction exoskeletons, η χρήση online remote καταγράφων προόδου και αποτελεσμάτων και η χρήση drones για αποτυπώσεις, παρακολούθηση του έργου και λήψη επιμετρητικών στοιχείων» δηλώνει ο Π. Χατζηπάνος και συνεχίζει: «Καθοριστική επίσης είναι η χρήση τεχνολογίας Building Information Modelling (BIM) που αποτελεί ένα αποτελεσματικότατο εργαλείο όχι μόνο σύνταξης μελέτης και επιβεβαίωσης κατασκευασιμότητας, αλλά και αποτελεσματικότατης επικοινωνίας μεταξύ όλων των συντελεστών του έργου. Επίσης, κυρίαρχο ρόλο φαίνεται ότι θα έχουν σε ένα μεσοπρόθεσμο διάστημα 5 -10 ετών, οι εξελίξεις σε artificial intelligence (AI) and machine learning, καθώς και η τεχνολογία blockchain που υποστηρίζει τα Smart Contracts».

Σύμφωνος με τη παραπάνω άποψη είναι ο Κ. Κηρυττόπουλος ο οποίος υποστηρίζει ότι «η τεχνολογία έχει μπει δυναμικά στον χώρο των κατασκευών και βοηθά ποικιλοτρόπως το Διευθυντή Έργου και την ομάδα του. Συστήματα πληροφορικής διαχειρίζονται όλα τα έγγραφα και σχέδια ενός έργου, αλλά και την ηλεκτρονική αλληλογραφία που διακινείται. Μέσω αυτών των συστημάτων υπάρχει κεντρικό αποθετήριο για όλη την επικοινωνία μεταξύ κυρίου του έργου, αναδόχου και επίβλεψης. Επιπλέον, συστήματα Building Information Modelling αλλάζουν συθέμελα τον τρόπο με τον οποίο τα τεχνικά έργα σχεδιάζονται, υλοποιούνται, αλλά και συντηρούνται κατά τη λειτουργία. Οι ειδικότητες των μηχανικών δουλεύουν σε “κοινό μοντέλο” του έργου με τεράστια οφέλη στο σχεδιασμό, επιτάχυνση της κατασκευής και ισχυρή υποβοήθηση της συντήρησης. Όλα αυτά, με τις εξελίξεις στις φορητές συσκευές έρχονται αυτοστιγμή στο εργοτάξιο είτε με τη μορφή τυπικών σχεδίων σε tablets ή μέσω τρισδιάστατων μοντέλων, ακόμα και με τεχνικές επαυξημένης πραγματικότητας».

Η ψηφιοποίηση επιτρέπει την αυτοματοποίηση των χρονοβόρων διαδικασιών και επιταχύνει τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων. Επί του θέματος ο Α. Παπανικολάου αναφέρει πως «η αξιοποίηση των ψηφιακών πληροφοριακών μοντέλων (ΒΙΜ) και των νεών τεχνολογιών μπορεί να συμβάλει καθοριστικά στην ελαχιστοποίηση των αποκλίσεων κόστους και χρόνου από το αρχικό πλάνο. Τεχνολογία κλειδί αποτελούν τα Digital Twins που επιτρέπουν την εξ’ αποστάσεως ζωντανή αναπαράσταση του κατασκευαστικού έργου, ώστε οι εμπλεκόμενοι να παρακολουθούν τις εξελίξεις. Με τις φορητές smart συσκευές (κινητά, έξυπνα γυαλιά, wearables κλπ.) παρέχονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες στους κατάλληλους ανθρώπους του εργοταξίου, ενώ με το Internet-of-Things, δηλαδή τις τεχνολογίες που επιτρέπουν την αυτόματη λήψη δεδομένων από το έργο, επικουρούμενες από τεχνολογίες μηχανικής μάθησης, αυτοματοποιείται η διαχείριση πληροφορίας και υποστηρίζεται η λήψη αποφάσεων από τους υπεύθυνους του έργου».

Εν κατακλείδι, διαπιστώνουμε ότι η επικοινωνία μεταξύ της διοίκησης και των φορέων του εργοταξίου είναι μείζονος σημασίας για την εξέλιξη ενός έργου. Απλοποιούνται και οργανώνονται καλύτερα οι διαδικασίες, μειώνεται το κόστος και ο χρόνος κατασκευής, περιορίζονται τα λάθη και εξασφαλίζεται ένα πιο ασφαλές περιβάλλον για τους εργαζόμενους. Η άμεση και έγκυρη επικοινωνία μπορεί να γίνει εφικτή μέσω της αξιοποίησης των καινοτόμων τεχνολογιών, αλλά και με την κατάλληλη εκπαίδευση του προσωπικού. Η δημιουργία ενός επιτυχημένου πλάνου επικοινωνίας αποτελεί ένα δύσκολο εγχείρημα, το οποίο απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις και πολυετή εμπειρία, όμως αναμφίβολα μπορεί να συμβάλει στο βέλτιστο κατασκευαστικό αποτέλεσμα.