Η Περιφέρεια Κρήτης καινοτομεί αναπτύσσοντας και εφαρμόζοντας ένα Ολοκληρωμένο Σύστημα Διοίκησης και Λήψης Αποφάσεων για την αποτελεσματικότερη διαχείριση των έργων της. Το Σύστημα Διοίκησης υποστηρίζεται από μια διαδικτυακή ηλεκτρονική πλατφόρμα, με δυνατότητα διαβαθμισμένης πρόσβασης των χρηστών στα στοιχεία των έργων.

Η μεθοδολογία προσεγγίζει συνολικά τον «κύκλο ζωής» ενός έργου, από τον σχεδιασμό του, τη διαδικασία δημοπράτησης, τη φάση εκτέλεσης, μέχρι την ολοκλήρωση της κατασκευής και έναρξη της λειτουργίας του. Η πρωτοποριακή τεχνολογική λύση εμπλέκει ενεργά τα διαφορετικά επίπεδα διοίκησης της Περιφέρειας, από την Αιρετή Διοίκηση, την Προϊσταμένη Αρχή μέχρι τη Διευθύνουσα Υπηρεσία και τον Επιβλέποντα Μηχανικό. Καθένας από τους παραπάνω εμπλεκόμενους έχει τον ρόλο του στην πορεία σχεδιασμού και υλοποίησης του έργου, καθώς το νέο σύστημα παρέχει δυνατότητα διαβαθμισμένης πρόσβασης σε πληροφόρηση, υποστηρίζοντας ταυτόχρονα την έγκαιρη λήψη αποφάσεων σε όλα τα επίπεδα. Επιπρόσθετα, το πληροφοριακό σύστημα συνδέει τα υφιστάμενα κανάλια πληροφορίας, ενισχύοντας το παραγόμενο αποτέλεσμα.

Ειδικότερα, διασφαλίζεται η διαλειτουργικότητα της νέας υποδομής με το εσωτερικό Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων, και επιτυγχάνεται έτσι η ολοκληρωμένη ηλεκτρονική διαχείριση έργων, δημιουργώντας πλήρη ψηφιακό φάκελο για κάθε έργο με ενιαία δομή υποφακέλων. Ταυτόχρονα, με την ενσωμάτωση πρότυπων εντύπων δίνεται η δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας εγγράφων για συγκεκριμένα θέματα, ενιαίων για όλες τις εμπλεκόμενες Υπηρεσίες της Περιφέρειας.

Με βάση τα παραπάνω, η Περιφέρεια Κρήτης κατά τον σχεδιασμό του Συστήματος υιοθέτησε τις βασικές αρχές της Μεθοδολογίας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής PM2, η οποία περιγράφει και συμπεριλαμβάνει ολόκληρο τον κύκλο ζωής ενός έργου.

Επιπρόσθετα, διασφαλίζεται η διαλειτουργικότητα με την υποδομή γεωχωρικών δεδομένων της Περιφέρειας (GIS Crete), συνδυάζοντας πληροφορίες διαφορετικών επιπέδων (υποδομές, κλιματική αλλαγή, πολιτική προστασία κ.λπ.) και ενδυναμώνοντας περαιτέρω την αποτελεσματικότητα του Συστήματος. Ως η νέα ψηφιακή μέθοδος σχεδιασμού, προγραμματισμού και ελέγχου ενός project, όχι μόνο στο στάδιο της υλοποίησης αλλά και σε κάθε κρίσιμη καμπή πριν, κατά τη διάρκεια κατασκευής, αλλά και σε όλη τη διάρκεια ζωής των υποδομών, θα συμπεριλαμβάνει 2 ακόμα καινοτομίες, κάνοντας το συνολικό σύστημα “the game changer”: τη Γεωχωρική Πληροφορία (GIS) και την απεικόνιση Εδαφικής Τρωτότητας (SAR Interferometry). Και οι δύο πληροφορίες στηρίζονται στην αδιάλειπτη λήψη δορυφορικών δεδομένων και στη βέλτιστη αξιοποίησή τους προς όφελος των πολιτών.

Λόγοι ανάπτυξης
Σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον οι εμπλεκόμενες Υπηρεσίες της Περιφέρειας αντιμετωπίζουν καθημερινά τεχνικές, κανονιστικές και επιχειρησιακές προκλήσεις στη διαχείριση ενός μεγάλου αριθμού έργων, ενώ καλούνται να πάρουν έγκαιρα τις σωστές αποφάσεις στα διαφορετικά επίπεδα διοίκησης. Η πολυεπίπεδη διακυβέρνηση, η πολυπλοκότητα διαδικασιών, οι διαφορετικές προσεγγίσεις διαχείρισης, η διαφορετική ερμηνεία νομικών απαιτήσεων, η διατήρηση μεγάλων – συχνά δύσκολα προσβάσιμων – φυσικών αρχείων και η ελλιπής μηχανοργάνωση ήταν παράγοντες που δυσχέραιναν σε μεγάλο βαθμό την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων.

Ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης που χρησιμοποιήθηκαν κατά το παρελθόν εγκαταλείφθηκαν από τους χρήστες τους λόγω ανεπαρκούς ανάλυσης απαιτήσεων, της μη φιλικότητας τους προς τον χρήστη καθώς και της αδυναμίας τους να παρέχουν αξιόπιστη και προσωποποιημένη πληροφόρηση.

Σε επιχειρησιακό επίπεδο, οι υπεύθυνοι έργων και οι προϊστάμενοι των αρμόδιων μονάδων είχαν περιορισμένη ενημέρωση για την πορεία υλοποίησής σε φυσικό και οικονομικό αντικείμενο, για τα ποσοστά απορρόφησης καθώς και για κρίσιμες ημερομηνίες και ορόσημα. Επιπρόσθετα, το διοικητικό κόστος ήταν πολύ υψηλό λόγω των διαφορετικών και χρονοβόρων διαδικασιών, της ανεπαρκούς τυποποίησης και των συχνών ορθών επαναλήψεων σε κρίσιμα στάδια της διαδικασίας δημοπράτησης όσο και κατά την εκτέλεση των έργων.

Το νέο Σύστημα Διοίκησης αντιμετωπίζει τα παραπάνω ζητήματα και συνεισφέρει στη δημιουργία πρότυπων Τεχνικών Υπηρεσιών της Περιφέρειας, βασισμένη στους πυλώνες της πελατοκεντρικής προσέγγισης, της διαφάνειας συναλλαγών και της βέλτιστης διαχείρισης πόρων.

Οι χρήστες έχουν πλέον πλήρη και ακριβή γνώση της προόδου των έργων, σε φυσικό και οικονομικό αντικείμενο, ενώ η ενιαία αποτύπωση των φάσεων του έργου, το ενιαίο σύστημα ψηφιακής αρχειοθέτησης, η διασφάλιση της ακεραιότητας και συνέχειας της πληροφορίας, η δυνατότητα παρακολούθησης των χρονοδιαγραμμάτων, η διαχείριση γνώσης και η αξιοποίηση γεωχωρικής πληροφορίας ενισχύουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα των Υπηρεσιών.

Στόχοι
Κύριοι Στόχοι του νέου Συστήματος Διοίκησης Έργων είναι η επίτευξη συντονισμού της ενιαίας λειτουργίας των υπηρεσιών της Περιφέρειας, η εφαρμογή της πολυεπίπεδης διακυβέρνησης, η αποτελεσματική διαχείριση του σύνθετου κύκλου ζωής των έργων, η ενεργή και προδραστική παρακολούθηση των χρονοδιαγραμμάτων, η ενιαία αρχειοθέτηση και η κοινή γλώσσα μεταξύ των Τεχνικών Υπηρεσιών, η άντληση και η διαχείρισή της Γνώσης, η ορθή και έγκαιρη λήψη αποφάσεων καθώς και ο σχεδιασμός πολιτικών που συναρτώνται με τα έργα δημόσιων υποδομών.
Με την καινοτομία αυτή η Περιφέρεια Κρήτης στοχεύει στη διαρκή βελτίωση της συνολικής ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών, στην εξασφάλιση ποιοτικών δημόσιων υποδομών στους πολίτες, στη βελτίωση των συνθηκών εργασίας των εργαζομένων, στην ενίσχυση της αποδοτικότητας των Υπηρεσιών καθώς και στη διασφάλιση της διαφάνειας καθ’ όλη τη διαδικασία σχεδιασμού και υλοποίησης ενός έργου.

Επίσης, επιτυγχάνεται η ενδυνάμωση της θεσμικής μνήμης, η επίτευξη ελέγχου και επίβλεψης των διαδικασιών, η βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ εμπλεκομένων, η εξασφάλιση και η συνέχεια της πληροφορίας – γνώσης και η ευθυγράμμιση της λειτουργίας των υπηρεσιών με το Στρατηγικό Σχέδιο και Επιχειρησιακό Πρόγραμμα της Περιφέρειας.

Άμεσα και έμμεσα αποτελέσματα
Στο πληροφοριακό σύστημα έχουν πλέον καταχωρηθεί περίπου 1400 έργα και μελέτες της Περιφέρειας Κρήτης με πλήρη στοιχεία φυσικού και οικονομικού αντικειμένου. Τα έργα αφορούν όλο το γεωγραφικό εύρος του νησιού και αντιστοιχούν σε πρόγραμμα 685.000.000 ευρώ. Πλέον, για όλα τα παραπάνω, υπάρχει σε πραγματικό χρόνο ακριβής και έγκυρη πληροφορία, προσαρμοσμένη στις ανάγκες ενημέρωσης του εκάστοτε χρήστη.

Οι χρήστες του συστήματος με διαβαθμισμένη πρόσβαση είναι έως σήμερα περισσότεροι από 190, καλύπτοντας το σύνολο της πολυεπίπεδης διακυβέρνησης έργων καθώς και της οργανωτικής δομής της Περιφέρειας σε μορφή matrix. Σύμφωνα με τις πρώτες ενδείξεις, υπάρχει εκτίμηση για τα άμεσα αναμενόμενα αποτελέσματα, όπως είναι η μείωση του χρόνου των εργασιών κατά περίπου 40% και η βελτίωση της παραγωγικότητας των εργαζομένων σε τηλεργασία κατά 25%.

Ως έμμεσα αποτελέσματα, που ήδη προκύπτουν από τη χρήση του πληροφοριακού συστήματος, μπορούν να αναφερθούν τα ακόλουθα: 1. Οι λειτουργίες των Υπηρεσιών ευθυγραμμίζονται με το Στρατηγικό Σχεδιασμό της Περιφέρειας. 2. Βελτιώνεται η επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων καθώς καθορίζονται με σαφήνεια οι αρμοδιότητες και υποχρεώσεις του καθενός και εξασφαλίζεται η συνέχεια της πληροφορίας. 3. Επιτυγχάνεται καλύτερος έλεγχος και παρακολούθηση των διαδικασιών μέσα από τυποποιημένες και τεκμηριωμένες διαδικασίες. 4. Βελτιστοποιείται η λειτουργία των διαδικασιών και εντοπίζονται πιθανοί κίνδυνοι, πριν ακόμα εκδηλωθούν προβλήματα στις διαδικασίες. 5. Ικανοποιούνται οι διαφορετικές ανάγκες πληροφόρησης κάθε επιπέδου Διοίκησης Έργου (Επιβλέπων, Προϊστάμενος, Διευθυντής, Γενικός Διευθυντής, Αιρετή Διοίκηση).

Σχεδιασμός – Εφαρμογή – Διάδοση
Το καινοτόμο Σύστημα Διοίκησης σχεδιάστηκε, προτυποποιήθηκε και αναπτύχθηκε από την Ομάδα Συντονισμού Έργου σε συνεργασία με στελέχη των Διευθύνσεων Τεχνικών Έργων της Περιφέρειας. Η δέσμευση και έμπρακτη υποστήριξη της ηγεσίας ήταν ιδιαίτερα κρίσιμη για τον επιτυχή σχεδιασμό του έργου.

Στο στάδιο του σχεδιασμού, συστάθηκε πενταμελής Ομάδα Συντονισμού της Περιφέρειας Κρήτης στην οποία συμμετέχουν ο Εκτελεστικός Γραμματέας, κ. Νικόλαος Ραπτάκης, η Γενική Διευθύντρια Υποδομών, κα. Ελένη Δοξάκη, η Προϊσταμένη του Τμήματος Συγκοινωνιακών Έργων της Διεύθυνσης Τεχνικών Έργων της Έδρας, κα. Τζούλια Μπαρτολότσι, η Υπεύθυνη της Υποδομής Γεωχωρικών Δεδομένων, κα Ερμιόνη Γιαλύτη, και ο Προϊστάμενος της Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, κ. Στέλιος Μπονάτος.

Η ομάδα συνεργάστηκε με δύο εξωτερικούς συνεργάτες για την τεχνική υποστήριξη του έργου και με μια ευρύτερη ομάδα σχεδιασμού της Περιφέρειας, τα μέλη της οποίας προήλθαν από τη Γενική Διεύθυνση Υποδομών, αξιοποιώντας την εμπειρία και τις γνώσεις τους και ενσωματώνοντας προτάσεις βελτίωσης της λειτουργικότητας του συστήματος.

Το έργο παρουσιάστηκε αρχικά στην επιτελική ομάδα Διοίκησης της Περιφέρειας και στη συνέχεια στο πλαίσιο 6 προγραμματισμένων συναντήσεων, σε όλες τις αρμόδιες υπηρεσίες και στο σύνολο των Περιφερειακών Ενοτήτων. Κατά την παραπάνω διαδικασία λήφθηκε ανατροφοδότηση από τα συμμετέχοντα στελέχη και αξιολογήθηκαν οι ιδέες και προτάσεις τους.

Η πιλοτική εφαρμογή του έργου διενεργήθηκε στη Διεύθυνση Τεχνικών Έργων της έδρας της Περιφέρειας, ακολουθώντας μεθοδολογικά τον Κύκλο Συνεχούς Βελτίωσης PDCA (Σχεδιάζω-Εκτελώ-Ελέγχω-Βελτιώνω) και είχε διάρκεια 2 μηνών. Στην πιλοτική εφαρμογή συμμετείχαν 15 στελέχη της Διεύθυνσης και εντάχθηκαν 40 έργα κατά το διάστημά της.

Η λειτουργία του Συστήματος ξεκίνησε τον Ιανουάριο του 2021 με απόφαση της αιρετής και διοικητικής ηγεσίας της Περιφέρειας. Τα στελέχη των Διευθύνσεων Τεχνικών Έργων ενημερώθηκαν σε επιμέρους συναντήσεις και τηλεδιασκέψεις με όλες τις Περιφερειακές Ενότητες καθώς και στην έδρα της Περιφέρειας. Παράλληλα υλοποιείται η εκπαίδευση των στελεχών και των ομάδων υποστήριξης, οι οποίοι σε σύντομο χρονικό διάστημα καταχώρισαν τα έργα ευθύνης τους στην πλατφόρμα, παρακολουθώντας τα πλέον μέσω αυτής.

Έχει πραγματοποιηθεί επίσης αναλυτική παρουσίαση στα στελέχη διοίκησης και θα ακολουθήσουν επιμέρους εκπαιδεύσεις για τις θεματικές κατηγορίες και τις λειτουργίες της πλατφόρμας. Στο νέο πληροφοριακό σύστημα έχουν διαβαθμισμένη πρόσβαση η αιρετή διοίκηση, οι Υπηρεσίες της Γενικής Διεύθυνσης Υποδομών καθώς και η Γενική Διεύθυνση Αναπτυξιακού Προγραμματισμού.
Παράλληλα, η καινοτομία διαδίδεται μέσω της παρουσίασής της σε ομάδες εργασίας άλλων Δημόσιων Οργανισμών, μέσω της δημοσίευσής της σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης και δικτυακούς τόπους καθώς και με έκδοση ενημερωτικών δελτίων τύπου.

Διαπιστώσεις από την εφαρμογή του συστήματος
Η δέσμευση για αλλαγή διοικητικής κουλτούρας, παράλληλα με την εφαρμογή τεχνολογικών λύσεων που ενσωματώνουν σχεδιαστικά καινοτόμες μεθοδολογίες μπορούν βάσιμα να συντελέσουν στην οργανωσιακή αλλαγή σε όφελος των πολιτών, της ποιότητας ζωής τους, να συμβάλλουν στην επίτευξη των Στόχων Βιώσιμης Ανάπτυξης των Ηνωμένων Εθνών.

Ιδιαίτερα σε μια νησιωτική Περιφέρεια όπως η Κρήτη, όπου τα τελευταία χρόνια οι συνέπειες της κλιματικής αλλαγής είναι ορατές και με αρνητικό αντίκτυπο στο περιβάλλον και στα έργα υποδομών, το καινοτόμο αυτό σύστημα διαχείρισης και παρακολούθησης έργων με την ενσωμάτωση δορυφορικής γεωχωρικής πληροφορίας και απεικόνιση της τρωτότητας σε πραγματικό χρόνο, δίνουν την δυνατότητα σχεδιασμού αλλά και παρακολούθησης σε όλο το νησί των έργων που θα χωροθετούνται σε ασφαλή σημεία. Όλα τα έργα θα μπορούν να απεικονιστούν μέσω ενεργού παραθύρου σε χάρτη, είτε ολοκληρωμένα, είτε σε εξέλιξη, ενώ η διαλειτουργικότητα των συστημάτων θα εξασφαλίζει την καταγραφή Μία-Μόνο-Φορά και μάλιστα σε πραγματικό χρόνο. Το σύστημα επιπλέον θα αποδώσει τελικά, ένα χάρτη τρωτότητας του νησιού, πάνω στον οποίο θα αποτυπώνονται όχι μόνο οι καταγεγραμμένες (από το 2015) κατολισθήσεις, αλλά και οι περιοχές δυνητικής αστάθειας, βάσει μετρήσεων των μικρομετακινήσεων. Επίσης, σε επίπεδο σχεδιασμού, η μέθοδος θα οδηγήσει στη σωστή χωροθέτηση των υποδομών, ιδιαίτερα αν γίνεται συνδυασμένη χρήση των πληροφοριών με μετακινήσεις που έχουν καταγραφεί στην ίδια περιοχή, πέριξ του έργου.

Η Περιφέρεια Κρήτης, αξιοποιώντας με τον καλύτερο τρόπο την εμπειρία των στελεχών της, επέλεξε να σχεδιάσει από την αρχή ένα νέο Σύστημα Διοίκησης και Λήψης Αποφάσεων για τη Διαχείριση Έργων, εφαρμόζοντας τη μεθοδολογία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής PM2, η οποία προσεγγίζει ολόκληρο τον κύκλο ζωής ενός έργου. Η καινοτομία είναι μοναδική για τα ελληνικά και ευρωπαϊκά δεδομένα, συμβάλλοντας σημαντικά στην επίτευξη των στρατηγικών και επιχειρησιακών στόχων της Περιφέρειας. Η δυνατότητα μεταφοράς της προτεινόμενης καινοτομικής λύσης σε άλλες εθνικές Δημόσιες Οργανώσεις, Αυτοδιοικητικές ή της Γενικής Κυβέρνησης ακόμη και σε Ευρωπαϊκές είναι επιθυμητή.